Зачем это нужно на практике
Правила нумерации должны определять область уникальности и судьбу номера после выбытия. Лучше не зашивать в постоянный номер изменяемое помещение или фамилию сотрудника. Для удобства номер можно напечатать текстом и закодировать на метке.
Пример
Кресло переезжает с третьего этажа на второй. Его инвентарный номер остается прежним, меняется локация и появляется событие перемещения. История сохраняется без создания новой карточки.
Что проверить
- 01
Определить область уникальности номера
- 02
Проверить существующие номера перед импортом
- 03
Не менять номер при обычном перемещении
- 04
Установить правила для комплектов и выбывших объектов
На что обратить внимание
Повторно присваивать номер списанного объекта новому предмету без сохранения различий. Старые документы начинают неоднозначно ссылаться на имущество.
С чем не стоит путать
Серийный номер обычно относится к нумерации производителя. Инвентарный номер назначает сама организация; оба значения полезно хранить в отдельных полях.
Правила присвоения и пример маркировки
Номер должен однозначно определять объект в принятом контуре учета и сохраняться при его перемещении. Например, ОС-000184 остается тем же номером после передачи ноутбука из кабинета 204 в 305. Код подразделения или места лучше хранить отдельным изменяемым полем.
Перед присвоением проверьте уникальность. Не выдавайте освободившийся номер новому объекту, если это смешает историю. Серийный номер производителя сохраняйте отдельно: он может отсутствовать, повторяться между производителями или относиться к комплектующей. На этикетке удобно печатать читаемый номер рядом с кодом.