Учёт имущества, который экономит миллионы

Процесс инвентаризации может быть затратным по времени и ресурсам, особенно если он проводится вручную собственными силами или с привлечением сторонних компаний. Система учета имущества может значительно ускорить этот процесс и уменьшить вероятность ошибок, за счет использования для идентификации объектов учета автоматизированное считывание штрихкодов или RFID кодов терминалами сбора данных.

Ниже представлена форма для сравнения и оценки стоимости инвентаризации одного объекта учета, а также общего времени на на проведение инвентаризации.

Проведение инвентаризации своими силами с использованием автоматизированной системы учёта имущества позволяет добиться существенной экономии трудозатрат, а значит — снизить прямые расходы на инвентаризацию. Затраты на внедрение системы, приобретение оборудования и нанесение маркировки окупаются, как правило, в течение первого года, а в дальнейшем компания ежегодно получает чистую экономию без дополнительных вложений. Как показывают расчёты, привлечь текущих сотрудников без дополнительных затрат не получится:

• Чтобы провести инвентаризацию вручную, людей придётся отрывать от основной работы или задействовать сверхурочно, что вызывает перегрузку, недовольство и потери в других процессах.
• Один сотрудник справляется очень медленно — из-за отсутствия маркировки и автоматизированных инструментов.
• В результате потребуется сразу несколько человек, а производительность всё равно останется крайне низкой.

Фактически компания вынуждена “жертвовать” ресурсами отдела или платить дополнительно — это скрытые, но вполне ощутимые издержки. Экономия — как по времени, так и по деньгам — напрямую зависит от производительности персонала. И здесь автоматизация даёт радикальное преимущество:

• промаркированные объекты (штрихкод / QR / RFID) сканируются за секунды;
• мобильные устройства фиксируют инвентаризацию сразу в системе, без бумажных ведомостей;
• исключаются повторные пересчёты, ошибки и «серые зоны» в учёте.

Инвентаризация превращается не в «кампанию на неделю», а в рабочую операцию на один день, без отрыва ключевых сотрудников от текущих задач.

В компаниях без прозрачного учёта имущества регулярно возникает ситуация:

• Техника вроде бы «где-то есть», но точно — никто не знает.
• Списки в Excel неактуальны, информация устарела, кто-то уволился, часть оборудования «забыта» в отделах или коробках.
• В ERP (1С, SAP и т. п.) техника может числиться, но физически её невозможно быстро найти.
• Менеджер говорит: «Новичок выходит — покупаем ноутбук!» Хотя уже есть подходящий ноутбук, просто не видно, где он и в каком состоянии.

Что происходит:

• Покупается новая техника, хотя аналогичная уже есть в наличии.
• Старое оборудование годами не используется, занимает место и морально устаревает.
• Склады превращаются в «чёрные ящики» — где что лежит, никто не знает.
• Бюджет на закупки каждый год раздувается, а эффективность использования активов снижается.

Система учёта имущества Union EAM решает эту проблему в корне:

1. Видимость всех активов в одной системе

• Каждый ноутбук, монитор, принтер, телефон — с уникальным штрихкодом и статусом: на складе, на руках, в ремонте, в пути.
• Поиск по характеристикам, доступности, офису, модели.

2. Повторное использование — по факту, а не на словах

• Сотрудник уволился → техника возвращена → система показывает, что она свободна.
• IT-служба получает сигнал: «вот подходящий ноутбук, не надо закупать новый».

3. Централизованный учёт по подразделениям и складам

• Если в отделе продаж не хватает техники, а у бэк-офиса есть излишек — можно перераспределить, а не закупать.
• Система подсказывает, где актив, как его доставить и кому выдать.

4. Оптимизация складских запасов

• Нет избыточного запаса «на всякий случай» — каждый актив на виду.
• Старое оборудование утилизируется вовремя, не накапливается «мертвый металл».

Живой пример

В крупной розничной сети после внедрения системы учёта выяснилось, что на удаленных складах лежит 60+ ноутбуков «без движения» — всё ещё в рабочем состоянии. До этого IT-служба каждый квартал запрашивала бюджет на 20–30 новых комплектов. После сквозной инвентаризации закупки сократились на 35 %, а инвентаризация впервые заняла 2 дня вместо 2 недель.

Когда в компанию выходит новый сотрудник, он должен с первого дня быть обеспечен всем необходимым:

• рабочим местом (стол, стул, монитор, кабель и т.д.);
• ноутбуком или ПК, мышкой, клавиатурой, гарнитурой;
• доступом к нужным системам и настройками;
• иногда — спецодеждой, пропуском, телефоном.

На практике это часто происходит иначе:

• техник не знает, где свободный ноутбук;
• на складе «ничего нет», но в другом отделе лежит невозвращённая техника;
• в 1С актив числится, но по факту — потерян или неисправен;
• системный администратор не получил заявку, или оборудование ещё не настроено.

Результат — новичок ждёт, а компания платит зарплату за простой. Как система учёта имущества решает проблему Union EAM позволяет:

1. Видеть точный реестр доступной техники. Списки оборудования с актуальным статусом: доступно / выдано / в ремонте / списано. Можно быстро отфильтровать подходящее оборудование (например, по местоположению (офису), модели, характеристикам).
2. Повторно использовать активы от уволившихся сотрудников. Если техника возвращается и маркируется в системе, её можно заново выдать новичку, вместо покупки новой. Без СУИ — эта техника «теряется» и валяется невостребованной.
3. Планировать выдачу заранее через бронь. HR вносит дату выхода — система бронирует комплект оборудования заранее. IT-служба готовит и настраивает заранее — всё лежит готовое в день выхода.