Учет оборудования через таблицу Excel

Даяна Хархенова
Маркетолог Union EAM

02.04.2026 кол-во просмотров

18 5 мин

В любой компании, где сотрудникам выдается техника — ноутбуки, телефоны, мониторы или другое оборудование — важно вести точный учет. Это помогает избежать потерь, контролировать состояние имущества и быстро находить ответственных.

Один из самых доступных и удобных способов — ведение учета через таблицу в Excel или Google Sheets. Скачать пример шаблона такой таблицы — Учет оборудования через таблицу Excel.xlsx.

Зачем нужен учет оборудования

Системный учет позволяет:

контролировать, у кого находится техника;
отслеживать даты выдачи и возврата;
фиксировать состояние оборудования;
снижать риски утери или порчи;
упрощать инвентаризацию.

Без учета часто возникают ситуации, когда сложно определить, кто отвечает за конкретное устройство и в каком состоянии оно находится.

Пример таблицы учета оборудования

Ниже приведен типовой пример таблицы, которую можно использовать в работе:

№	Сотрудник	Должность	Отдел	Оборудование	Инв. №	Серийный №	Дата выдачи	Дата возврата	Состояние	Ответственный	Примечание
1	Иванов И.И.	Разработчик	IT	Ноутбук Lenovo	1001	LN123456	10.01.2026	—	Исправно	Сидоров С.С.	Основной ПК
2	Петрова А.А.	Менеджер	Продажи	iPhone 13	1002	IP987654	15.01.2026	—	Исправно	Сидоров С.С.	Рабочий телефон
3	Сидоров В.В.	Аналитик	Финансы	Монитор LG 27"	1003	LG456789	20.01.2026	10.03.2026	Исправно	Иванов И.И.	Возвращен
4	Кузнецова Е.Е.	HR	HR	Ноутбук HP	1004	HP112233	05.02.2026	—	В ремонте	Сидоров С.С.	Замена батареи

Основные поля таблицы

При создании таблицы важно включить ключевые столбцы:

Сотрудник — кому выдано оборудование;
Оборудование — тип и модель устройства;
Инвентарный номер — внутренний учетный номер;
Серийный номер — уникальный номер производителя;
Дата выдачи / возврата — для контроля сроков;
Состояние — исправно, в ремонте, списано;
Ответственный — кто выдал или ведет учет.

Упрощенный вариант

Если нужен быстрый старт, можно использовать минимальную таблицу:

Сотрудник	Оборудование	Инв. №	Дата выдачи	Дата возврата	Состояние
Иванов И.И.	Ноутбук Lenovo	1001	10.01.2026	—	Исправно

Такой вариант подойдет для небольших компаний или для быстрого запуска учета без сложной структуры.

Когда стоит перейти на систему учета

Таблица — отличное решение на старте. Но если:

сотрудников становится больше;
оборудование активно перемещается между отделами;
нужен контроль в реальном времени;
требуется история изменений и автоматизация отчетов,

тогда стоит рассмотреть специализированные системы учета оборудования и IT-активов — Union EAM.

Итог

Учет оборудования через таблицу — это простой, доступный и эффективный способ контроля имущества компании. При правильной настройке такая таблица может закрыть большинство задач и значительно упростить работу с техникой.

Для повышения надежности учета рекомендуется использовать не только реестр, но и форму акта приема-передачи оборудования.

Вопросы и ответы по программе Union EAM

1. Что такое учёт имущества и чем он отличается от обычной инвентаризации ОС? +

Это непрерывный процесс контроля за движением, состоянием и местоположением основных средств и материальных ценностей. Он позволяет отслеживать не только факт наличия, но и жизненный цикл имущества: от поступления и эксплуатации до списания или передачи.

Обычная инвентаризация ОС проводится, как правило, периодически (раз в год или квартал) и фиксирует состояние активов только на дату проверки. В отличие от неё, система Union EAM обеспечивает постоянный учёт, позволяя актуализировать данные в реальном времени и предотвращать ошибки задолго до плановой инвентаризации.

2. Как Union EAM помогает провести быструю инвентаризацию ОС без остановки работы? +

Система Union EAM оптимизирует процесс инвентаризации за счёт:

Использования мобильных устройств (смартфоны, планшеты, ТСД) для считывания меток прямо на рабочих местах;
Поддержки технологий маркировки (штрихкод, RFID), что ускоряет идентификацию объектов;
Гибкой настройки сценариев пересчёта — можно инвентаризировать отдельное помещение, этаж или целое здание;
Автоматической синхронизации данных с центральной базой, исключая ручное заполнение актов.

Таким образом, инвентаризация проводится без остановки рабочих процессов и не мешает повседневной деятельности сотрудников.

3. Какие технологии маркировки поддерживает система (штрихкод, RFID) для учёта имущества? +

Union EAM поддерживает несколько способов идентификации имущества:

Штрихкоды (1D/2D) — доступное решение, позволяющее быстро маркировать оборудование, мебель и запасы;
RFID-метки — для быстрой бесконтактной идентификации, особенно полезны при массовых пересчётах и на складах;
NFC-метки — удобны для эксплуатации с использованием мобильных устройств;
QR-коды — позволяют хранить расширенную информацию об объекте, включая ссылки на карточку в системе.

Заказчик может выбрать технологию или комбинировать несколько способов маркировки в зависимости от задач.

4. Сколько времени занимает внедрение Union EAM и можно ли начать учёт имущества за 7 дней? +

Внедрение Union EAM занимает в среднем от 2 до 6 недель, в зависимости от объёма имущества и сложности интеграций.

Однако при необходимости начать быстро — базовый учёт можно запустить за 7 дней:

Настраивается система и структура справочников;
Импортируются данные из Excel или 1С;
Производится маркировка ключевого имущества;
Проводится обучение пользователей.

Такой подход позволяет уже через неделю вести реальный учёт, а дальнейшие доработки вносятся поэтапно.

5. Интегрируется ли Union EAM с 1С:Бухгалтерия и другими учётными системами? +

Да, систему учета имущества Юнион ЕАМ можно легко интегрировать со сторонними системами посредством REST API. Кроме того систему можно использовать просто как сервис для обмена информацией между ТСД и вашей учетной системой - работайте в 1С, а данные считывайте терминалом!

Если надо быстро загрузить или выгрузить данные, то доступен настраиваемый импорт и экспорт данных из экселя!

6. Как обеспечивается безопасность данных и соответствие законодательству РФ при учёте ОС в облаке? +

Union EAM соответствует требованиям законодательства РФ и стандартам информационной безопасности.

Хранение данных — на серверах, расположенных в дата-центрах на территории РФ.
Защита информации — шифрование каналов связи (SSL/TLS), резервное копирование, многоуровневая система аутентификации.
Ролевое разграничение прав доступа — каждый пользователь видит только те данные, которые относятся к его зоне ответственности.

Таким образом, заказчик получает не только удобный инструмент учёта, но и гарантии безопасности информации.