Инвентаризация основных средств: порядок проведения и программное обеспечение

«Интер АйДи» расскажет, зачем нужна инвентаризация основных средств (ОС), как ее проводить и как правильно оформить. Заодно мы подскажем, какое программное обеспечение и оборудование выбрать для эффективного учета ОС.

Что такое инвентаризация основных средств?

Это пересчет материально-вещественных ценностей, которые есть в государственной организации или коммерческой компании. Сюда относят мебель, компьютеры, оргтехнику, здания, транспорт, инструмент, а если у вас сельскохозяйственное предприятие — еще 0растения и скотину. Такой пересчет показывает, есть ли в действительности все основные средства, которые значатся на балансе, а также помогает понять, насколько правильно ведется бухгалтерский учет и насколько качественно работают сотрудники.

Как часто надо проводить инвентаризацию?

Согласно Методическим указаниям №49 и Положению о бухгалтерском учете, ревизию ОС проводят не реже одного раза в три года. Однако инвентаризация может проводиться и чаще в случаях:

• стихийного бедствия, пожара и прочих чрезвычайных ситуаций;
• реорганизации или ликвидации компании;
• смены материально ответственных лиц (МОЛ);
• сдачи в аренду или продажи имущества;
• подачи годовой отчетности;
• если были выявлены хищения и порча имущества.

Еще одна причина для пересчета основных средств — инициатива руководства или самих сотрудников. Поэтому различают инвентаризации плановые, внеплановые и инициативные. По количеству пересчитываемых ОС инвентаризации бывают полные, когда проверяют все имущество компании, и частичные: тут проверка может затронуть только один филиал, отдел или комнату. Основные средства можно распределить и на группы. Ревизию каждой из таких групп проводят раз в три года.

С 1 апреля 2025 инвентаризацию необходимо проводить строго по новому стандарту ФСБУ 28/2023. Сроки и причины переучета ОС в нем не отличаются от приведенных выше, однако введены понятия объекта инвентаризации, его наличия, уточнены правила фиксации — в частности, это можно сделать на фото и видео. До 1 апреля следующего года следование ФСБУ 28/2023 — дело добровольное.

Что учитывают при инвентаризации ОС?

Переучет основных средств выявляет не только их количество, излишки и недостачи. Во время инвентаризации также обращают внимание на:

• состояние ОС — уровень амортизации, внешний вид, наличие дефектов,
• его назначение;
• техпаспорт, характеристики и прочую документацию;
• стоимость;
• заводской и инвентарный номер — эти данные берутся из карточки учета объекта основных средств (унифицированная форма ОС №6).

Что будет, если не проводит инвентаризацию?

Периодическое проведение инвентаризации контролируют государственные органы. Если во время проверки окажутся неучтенные ОС, компанию оштрафуют. Без систематического учета имущества невозможно и эффективное управление бизнесом.

Порядок проведения инвентаризации

I. Любая инвентаризация начинается с приказа руководителя о ее проведении. Оформляется он по форме ИНВ-22 и сопровождается записью в журнале контроля за выполнением приказов по инвентаризации - ИНВ-23. При этом, приказ содержит:

• наименование организации;
• обоснование (причину) для проведения учета;
• указание имущества, которое подпадает под проверку;
• состав инвентаризационной комиссии и ФИО ее председателя;
• сроки начала и окончания учета;
• сроки сдачи документов в бухгалтерию.

Перед началом инвентаризации со всех МОЛов принимаются расписки, где указано, что все документы на закрепленное за ними имущество сданы в бухгалтерию, само имущество оприходовано, а выбывшие ОС списаны в расход. Также до осмотра нужно подготовить документы на выбранные ОС: инвентарные карточки, книги и описи, техпаспорта, свидельства о собственности на недвижимость, договоры аренды и акты приема-передачи на арендованное имущество. Если этих документов нет или в них присутствуют неточности, бумаги необходимо переоформить, а неточности — исправить.

II. Следующий этап — собственно инвентаризация: сотрудники компании физически пересчитывают ОС, сверяясь с бухгалтерскими документами. Все записи на этом этапе делаются в инвентаризационной описи ИНВ-1, однако если какой-то объект находится в ремонте, потребуется составление формы ИНВ-10. 

III. Далее — этап сличительных ведомостей. Они содержат информацию о расхождениях между показателями бухгалтерского учета и тем, что было обнаружено по факту. Оформляются сличительные ведомости по форме ИНВ-18, причем, в двух экземплярах: один идет в бухгалтерию, другой передают материально ответственным лицам. Соответственно, подписывают документ бухгалтер и МОЛы. 

Обращаем внимание, что в сличительных ведомостях указывают только те ОС, фактическое количество которых не совпало с ожидаемым. Денежную сумму излишков и недостачи считают по данным из бухгалтерского учета.

IV. Подведение итогов: излишки ставят на бухучет (стоимость определяется по рыночным ценам), а информацию о неверно указанных объектах корректируют. Например, корректировочные записи вносятся в случаях модернизации ОС или его износа. Таким образом, стоимость основных средств по результатам инвентаризации может быть повышена или, наоборот, уменьшена. По завершению составляется ведомость по форме ИНВ-26, которая обобщает результаты всех инвентаризаций — недостатки и излишки — за отчетный период. Как и сличительная ведомость, этот документ оформляется в двух экземплярах. Но если инвентаризировалось арендованное имущество, делается отдельная копия ИНВ-26, которая "уходит" его собственнику.

Все корректировки в бухгалтерском учете необходимо проводить в том же отчетном периоде, что и саму инвентаризацию. Если ревизия проведена перед годовым отчетом, вносить данные о ней в бухучет надо 31 декабря.

Непригодные к эксплуатации ОС, которые были обнаружены во время инвентаризации, можно списать, но только по решению специальной комиссии. Такая комиссия создается отдельным приказом руководства. Списать технику или другой объект исключительно по итогам инвентаризации нельзя.

Протокол об итогах инвентаризации

Составлять его не обязательно, но полезно, например, в тех случаях, когда организация намерена в суде доказывать понесенный ущерб. В этом случае собирается заседание, где фиксируются все недостачи и излишки ОС, а также объяснения МОЛов. По окончанию инвентаризационная комиссия дает свое заключение и вырабатывается список мер, которые позволят исправить ситуацию. Затем протокол отдается руководителю компании, и он уже решает, как действовать дальше. Собирать заседание и составлять

Отметим, что собирать заседание и составлять протокол нужно до оформление финальной ведомости ИНВ-26 по результатам инвентаризации.

Программное обеспечение для инвентаризации

Программный комплекс Union EAM внесет порядок в процесс инвентаризации и упростит ее проведение.

Учет основных средств и ТМЦ здесь построен на базе инвентаризационных ведомостей. В эти ведомости добавляются объекты с сортировкой по МОЛу, подразделению и местоположению. Также в программе задаются даты начала и окончания инвентаризации, указывается тип проверки (плановая/внеплановая), номер документа-основания, его дата. У каждого добавляемого в ведомость объекта можно открыть описание (карточку объекта) и просмотреть его свойства. В свою очередь, созданную ведомость можно скачать и распечатать в виде формы ИНВ-1.

Инвентаризация в Union EAM проводится вручную в веб-версии или с помощью терминала сбора данных с мобильной редакцией программы. Последний способ основан на применении штрихкодов либо RFID-меток (радиочастотных идентификаторов) и ускоряет учет основных средств в разы. Отметим, что в мобильной версии «Юнион» реализована возможность ручного добавления новых объектов в инвентаризационную ведомость. Это окажется полезным при обнаружении излишков. Все данные между «настольной» и мобильной версиями программы синхронизируются.

Разумеется, в Union EAM есть и модуль маркировки — для печати полностью уникальных ШК и записи RFID-меток. Программа поддерживает принтеры этикеток всех популярных брендов, а запись RFID-меток проводит на принтере с RFID-модулем, посредством USB-ридера и на ТСД с радиоантенной.

По окончании инвентаризации в Union EAM инвентаризационную ведомость можно экспортировать в виде файла Excel. Также в программе формируется сличительная ведомость по форме ИНВ-18. Для сравнительной аналитики доступны отчеты по инвентаризации и сводные отчеты.

Наряду с инвентаризацией Union EAM автоматизирует учет аренды имущества, его выдачи и возврата, перемещения между МОЛами, филиалами и складами. Еще одно направление автоматизации — операции по техническому обслуживанию и ремонту (ТОиР) оборудования на балансе организации. В программе ведется журнал всех действий и поддерживается обмен данных с внешней учетной системой, например, 1С.

Для подробной консультации и заказа программного обеспечения для инвентаризации, а также необходимого оборудования и расходных материалов позвоните нам по телефонам на сайте, выберите опцию обратного звонка или напишите на info@union-eam.ru. Ответим на все вопросы, вникнем в задачи и предложим выгодное решение для вашего бизнеса.