Как управлять активами и инвентарем гостиницы: современные подходы

В обязанность администрации гостиниц входит инвентаризация имущества, которая должна проводиться каждый год. Тем не менее, с учетом риска хищений или повреждений имущества гостями, рекомендуется проводить инвентаризацию чаще. После выезда гостей можно недосчитаться халатов, полотенец, постельного белья. Постоянные потери или кражи влекут за собой существенный финансовый ущерб.

Переучет активов – важная мера при условии соблюдения грамотного и профессионального подхода. Руководитель должен понимать, что получение точной информации – сложная задача. Малейшая невнимательность или сознательное сокрытие данных работниками гостиницы приведет к искажению результатов проверки.

Для проведения инвентаризации может потребоваться приостановить работу организации, особенно крупных объектов, где процедура может занять не один день. В этом случае подумайте об автоматизации процессов учета, чтобы свести к минимуму простой.

Для чего нужна инвентаризация?

Основная задача мероприятия – учет и проверка основных средств. Такая процедура требуется не только отелям, но и другим организациям. Однако для гостиничного бизнеса инвентаризация особенно полезна, поскольку после выезда посетителей часто можно обнаружить, что какого-то имущества в номере нет. В условиях нестабильной экономики учет инвентаря и техники крайне важен. Регулярный контроль позволяет своевременно получать данные об устаревшем имуществе, принимать меры по его ремонту или покупке новых активов.

Важное правило – анализ состояния инвентаря и своевременное проведение технического обслуживания, в зависимости от реального состояния имущества, а не по установленному графику для обслуживания и ремонта. Для каждого объекта заводится учетная карточка с описанием и характеристиками. Также для каждого вида имущества назначается ответственное за него лицо. Гость получает имущество из номера во временное пользование. Именно поэтому после его ухода необходимо тщательно проверить помещение. Обязанность проверки лежит на горничной.

Как вести учет активов в гостиницах?

Основная задача – проверить соответствие информации в документах реальному наличию активов. В результате такой процедуры можно обнаружить излишки, определить, почему возникла недостача, в каком состоянии находятся активы на данный момент.

В процессе ревизии специалисты детально проверяют имущество в каждом номере и в других помещениях. Особое внимание нужно обратить на следующее:

1. Комплектация гостиничных номеров.
2. Наличие форменной одежды у работников.
3. Наличие и состояние основных средств.
4. Комплекты постельного белья.
5. Расходные средства.
6. Средства для уборки помещений.
7. Посуда и другие кухонные принадлежности.
8. Продукты питания в складских помещениях.
9. Материалы для рекламных кампаний (например, буклеты или визитки).
10. Активы, которые были получены в аренду, а также направленные на переработку материалы.
11. Материальные обязательства и деньги.

 Инвентаризация проводится на месте нахождения или применения имущества. При этом основные средства нужно проверять минимум один раз в три года, а вот товарно-материальное имущество проверяется каждый год перед сдачей отчетных документов.

Стадии инвентаризации в гостинице

Первый этап – подготовка. В ходе нее выполняются такие действия, как:

1. Оформление приказа о проведении процедуры.
2. Формирование комиссии по инвентаризации.
3. Сроки проведения мероприятия.
4. Информирование ответственных лиц под расписку.
5. Формирование актов проверки для каждого ответственного сотрудника.

Следующий этап – непосредственно проверка активов. Вся полученная информация закрепляется в инвентаризационной описи.

На следующем этапе ответственные лица сравнивают учетные данные с фактической информацией, полученной при проверке. Основная задача – обнаружить расхождения. Результаты закрепляются в сличительных ведомостях.

Следующая стадия – подведение итогов и формирование бухгалтерской отчетности. При выявлении виновных лиц их привлекают к ответственности. Чтобы скорректировать расхождения в бухгалтерской отчетности, проверять активы нужно до передачи документов в налоговую инспекцию.

Для проведения инвентаризации в гостинице необходимо не только найти материально ответственных лиц, но и сформировать проверяющую команду. Если отель небольшой, можно справиться с этим самостоятельно, без отрыва от рабочего процесса. А вот крупным гостиничным комплексам придется закрываться на один или несколько дней.

Специфика проведения инвентаризации в отелях

Гостиницы проводят плановые и внеплановые инвентаризации по принятому регламенту, в котором описывается порядок проведения процедуры, ее дата, список имущества и финансовых обязательств, подлежащих проверке.

Плановые мероприятия проводятся в строго обозначенные сроки. Внеплановые же инвентаризации требуются при неожиданной проверке активов, за которыми обязаны следить материально ответственные лица. В этом случае важно, чтобы такие сотрудники не были проинформированы о грядущей проверке. Внеплановые процедуры проводятся по решению руководителя или контрольной комиссии.

Проверка проводится обязательно при закрытии отеля на определенный сезон, при смене сотрудников с материальной ответственностью, при реорганизации или обнаружении фактов кражи.