10 причин для внедрения системы учета имущества Union EAM

1. Автоматизация процессов. Управление и контроль за активами

Программа, а также используемые средства автоматизации - терминалы сбора данных с возможностью считывания штрихкодов или RFID кодов автоматизирует процессы учета, что позволяет сократить количество ручных операций, минимизировать вероятность ошибок и ускорить работу с данными. Например, процессы инвентаризации, регистрации движений имущества, идентификации, создания отчетов становятся гораздо точнее и проще чем при ручном учете, при котором они могут быть ошибочными и трудоемкими.

2. Необходимость соблюдения законодательства. Упрощение инвентаризации

Внедрение системы учета позволяет обеспечить соответствие нормативным требованиям по ведению бухгалтерской отчетности и избежать штрафов и санкций с вышестоящих оргструктур. Система учета имущества значительно упрощает процесс инвентаризации, делая его более быстрым и точным. Вся информация о количестве, стоимости и состоянии активов хранится в одной базе данных, что упрощает процесс проверки и списания. Программа позволяет быстро проводить инвентаризацию, сверять фактическое состояние имущества с данными в учетной системе, проводить необходимые проверки и контроль за состоянием объектов. Это снижает риски потерь и облегчает аудит. Диаграммы проинвентаризированного имущества покажут какой процент имущества был найден в определенном периоде.

3. Улучшение финансовой отчетности, планирования и бюджетирования

Система учета имущества способствует точному учету стоимости активов, их амортизации и остатков. Это, в свою очередь, помогает улучшить финансовую отчетность, повысить прозрачность в расчетах и увеличить точность финансовых прогнозов. Система учета имущества помогает точнее планировать бюджет, так как она предоставляет информацию о текущем состоянии активов и их износе. Это позволяет заранее учитывать необходимые бюджетные затраты на замены или ремонт оборудования, а также оптимизировать расходы на содержание имущества. Данные об остатках складских запасов, об их списании или передаче в эксплуатацию позволят проанализировать текущие расходы и принять решение об их оптимизации.

4. Снижение рисков потерь и краж. Обеспечение преемственности процессов

Когда имущество заведено в систему, вероятность его потери, хищения или неправильного использования значительно снижается. Возможность быстрой проверки фактического наличия активов по их местоположениям или эксплуатирующим, позволяет быстро выявлять нарушения и принимать меры. Скорость проведения инвентаризации позволит проводить инвентаризации значительно чаще, чем без использования средств автоматизации, а равно чаще и выявлять недостатки по имуществу и проведения расследований.

5. Обеспечение преемственности процессов

В Union ЕАМ вся информация об имуществе собирается в одном месте и доступна для всех уполномоченных сотрудников, а также предусмотрены уровни доступа и защита данных. Это помогает контролировать, кто и какие данные может изменять. Ведение реестра имущества в единой защищенной системе позволит не иметь зависимости от опыта и знаний сотрудников, ответственных за учет имущества.

6. Оптимизация использования активов

Система позволяет отслеживать состояние и загрузку имущества, что помогает более эффективно распределять ресурсы. Например, можно избежать ситуации, когда одно оборудование простаивает, в то время как другое активно используется или снизить риск излишних закупок, связанных с непониманием фактического наличия свободного имущества.

7. Поддержка в принятии управленческих решений

Система учета имущества предоставляет данные, которые помогают руководству компании принимать более обоснованные решения по ремонту, закупке новых активов, перераспределению ресурсов и оптимизации бизнес-процессов. Это важно для разработки стратегий обновления, замены или модернизации имущества.

8. Управление арендуемым имуществом

Для компаний, которые используют большое количество арендуемых активов, система учета помогает эффективно контролировать условия аренды, сроки, стоимость и состояния арендованных объектов. Таким образом, внедрение системы учета имущества не только улучшает процессы управления активами, но и помогает обеспечить законность, точность финансовых данных и эффективное использование ресурсов.

9. Управление жизненным циклом имущества

Программа позволяет отслеживать весь жизненный цикл объектов — от приобретения до списания. Это помогает понять на каком этапе эксплуатации могла произойти порча, своевременно планировать ремонты, обновления и замену устаревшего оборудования, а также избежать неожиданных поломок.

10. Упрощение документооборота

Ведение всех необходимых документов (накладные, акты, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) в единой системе ускоряет процесс их поиска, хранения и работы с ними. Программа позволяет хранить документы в электронном виде, что упрощает доступ к ним и сокращает бумажный документооборот. А также возможна настройка автоматизированной отправки документов по указанным адресам электронной почты.