Инвентаризация имущества 2025: зачем она нужна бизнесу

В 2025 году инвентаризация — это уже не просто сверка остатков раз в год. Она становится частью системного управления активами, на стыке бухгалтерии, ИТ и внутреннего аудита. Всё больше компаний переходят от бумажных актов и Excel-таблиц к автоматизированным инструментам, которые:

• экономят десятки часов работы;
• снижают ошибки и потери;
• защищают бизнес от штрафов и вопросов проверяющих.

Поэтому в этой статье мы рассказываем не только, зачем нужна инвентаризация, но и как она трансформируется под реалии 2025 года: где остаётся классический подход, а где уже необходим цифровой.

Почему это важно:

1. Снижение потерь и хищений
   Без регулярного учёта сотрудники могут "забывать" о некоторых активах. Потери техники, инструментов или оборудования часто обнаруживаются слишком поздно, когда восстановить контроль уже невозможно.
2. Контроль за амортизацией
   Если не следить за сроком службы и состоянием имущества, легко потерять миллионы: вовремя не заменить, не списать, не застраховать.
3. Проверки ФНС, аудиторов, страховщиков
   В 2025 году проверки ужесточаются, особенно по части учета основных средств. Инвентаризация — это ваша защита от штрафов и репутационных рисков.
4. Экономия на закупках
   Когда нет точного учета, отдел снабжения закупает «на глаз» — это ведёт к избытку. Автоматизированная инвентаризация помогает закупать ровно то, что действительно нужно.

На диаграмме ниже показано, какие финансовые потери чаще всего несут компании из-за отсутствия актуального учёта:

Актуальные вызовы при инвентаризации в 2025 году

Компании сталкиваются с рядом реальных и повседневных трудностей, которые напрямую влияют на эффективность управления имуществом.

1. Усложнение структуры активов

Современные компании владеют не только столами и ноутбуками. Сегодня это:

·         производственное оборудование,

·         серверы и сетевое оборудование,

·         автомобили и спецтехника,

·         программные лицензии,

·         удалённые рабочие станции.

Пример: компания с несколькими филиалами по России часто теряет из виду, где и какое оборудование находится — особенно если сотрудники работают из дома или в командировках.

2. Разрозненность учёта

Часто бухгалтерский, IT- и технический учёт ведутся в разных системах:

·         Excel-файлы на компьютерах сотрудников,

·         локальные базы данных,

·         бумажные акты в архивах.

Это мешает получать единую картину, особенно в момент аудита или форс-мажора (например, сбоя в ИТ-инфраструктуре).

3. Ошибки из-за человеческого фактора

·         Неправильно указали инвентарный номер.

·         Забыли списать неработающее оборудование.

·         Не перенесли данные после перемещения.

По исследованиям, до 30% потерь в активах связаны с ошибками при ручном учете.

4. Периодические проверки и давление регуляторов

·         ФНС, аудиторы, страховщики и даже контролирующие органы (например, Росфинмониторинг) усиливают внимание к учёту активов.

·         В 2025 году налоговые проверки всё чаще включают анализ движения ОС (основных средств).

Цитата бухгалтера:

«Если нет чёткой системы учёта — штраф почти гарантирован. А если ещё и оборудование потеряно — попадаем на двойные убытки».

5. Неэффективное распределение ресурсов

·         Нет понимания, какие компьютеры можно переиспользовать, какие — списать.

·         Закупается новое, хотя на складе лежит старое, но рабочее оборудование.

Это снижает рентабельность и увеличивает издержки.

Бизнес сталкивается с вызовами, которые невозможно решить старыми методами (бумага, Excel, ручной обход). Чтобы управлять активами эффективно, компаниям нужны автоматизированные системы, синхронизированные между отделами и доступные в любое время.

Методы инвентаризации в 2025 году

Сегодня компании в России выбирают разные подходы к инвентаризации — от классических ручных методов до полностью автоматизированных систем. Ниже — краткий обзор актуальных способов и их применимость в 2025 году.

1. Ручная инвентаризация (бумага + Excel)

Самый традиционный способ, который всё ещё используется в небольших компаниях, бюджетных учреждениях и там, где активов немного.

Плюсы:

·         не требует вложений в ПО и оборудование;

·         прост в организации.

Минусы:

·         высокая вероятность ошибок;

·         занимает много времени;

·         не даёт целостной картины по филиалам.

2. Учёт в локальных базах и 1С

Часто бухгалтерский учёт активов ведётся в 1С или других ERP-системах. Однако этот подход ограничен:

·         нет мобильного доступа;

·         не поддерживается фотофиксация;

·         сложно контролировать перемещение вне офиса.

3. Мобильные приложения и облачные системы

Компании начинают использовать облачные платформы с доступом через смартфон или планшет. Сотрудники сканируют QR-код, делают фото, добавляют комментарии — всё синхронизируется с центральной системой.

Преимущества:

·         моментальный обмен данными;

·         прозрачный контроль за территориально-распределёнными активами;

·         сокращение времени инвентаризации до 70%.

Пример: Union EAM позволяет сканировать активы прямо на складе, видеть историю перемещений и закреплённых ответственных.

4.  RFID-инвентаризация

RFID — это технология радиочастотной идентификации. Каждому активу приклеивается метка, которую можно считывать без прямой видимости, на расстоянии нескольких метров.

Плюсы:

·         массовое сканирование — до 100 меток за секунду;

·         исключение ошибок человеческого ввода;

·         автоматизация оповещений и отчётности.

Минусы:

·         требует начальных вложений в оборудование и теги;

·         нужен софт, поддерживающий RFID (например, Union EAM).

Пример: на производстве с 5000 единиц техники ручной учёт длился бы 3 дня. RFID-инвентаризация заняла 2 часа.

5. Использование QR-кодов и DataMatrix

Альтернатива RFID — визуальные коды, которые сканируются смартфоном или сканером. Особенно актуально при маркировке ИТ-оборудования, мебели, архивов.

Подходит для:

·         офисов;

·         госсектора;

·         компаний с фиксированным размещением имущества.

Метод	Скорость	Точность	Стоимость внедрения	Подходит для
Ручной	Низкая	Низкая	Почти нулевая	Малые компании
Excel/1С	Средняя	Средняя	Низкая	Бухгалтерия
Облачные приложения	Высокая	Высокая	Средняя	Средний и крупный бизнес
RFID	Максимальная	Максимальная	Высокая	Производство, логистика
QR-коды	Хорошая	Высокая	Низкая	Офисы, архивы

Цифровая трансформация учёта активов

В 2025 году цифровизация инвентаризации — это уже не "тренд", а необходимость для любой компании, у которой больше одного офиса, склада или десятка сотрудников. Переход от ручного учёта к автоматизированным системам позволяет сократить издержки, повысить прозрачность и минимизировать ошибки.

1. Интеграция с ERP и бухгалтерией

Современные системы инвентаризации (например, Union EAM, SAP EAM, 1С:УХ) интегрируются с бухгалтерским и складским учетом, чтобы данные об активах:

·         не дублировались;

·         автоматически обновлялись после перемещений, списаний или ремонтов;

·         использовались для расчёта амортизации.

 Это устраняет разрыв между бухучетом и физическим контролем имущества.

2. Мобильные терминалы и сканеры

Вместо блокнота — смартфон или промышленный сканер:

·         сотрудник идёт по складу,

·         сканирует QR или RFID-метку,

·         делает фото,

·         сразу вносит информацию в систему.

3. Облачные платформы

Сервисы вроде Union EAM или отечественные облачные решения дают бизнесу:

·         доступ к инвентаризации с любого устройства;

·         защиту данных на серверах в РФ (ФЗ-152);

·         автоматическое резервное копирование;

·         многопользовательский доступ по ролям.

Облачные платформы особенно удобны для территориально распределённых компаний.

4. API и автоматизация процессов

Современные системы позволяют настроить:

·         интеграцию с системами аналитики;

·         автоматические уведомления (например, об истечении срока службы оборудования);

·         обмен данными с другими сервисами — от Help Desk до охраны труда.

Пример: если актив перемещён в другой офис, система автоматически уведомляет бухгалтерию и ответственного.

5. Dashboards и аналитика

Руководители получают визуальные отчёты:

·         сколько активов в резерве;

·         где просрочен срок проверки;

·         какие активы используются неэффективно.

Это не просто учёт, а управление стоимостью и эффективностью активов.

6. Безопасность и права доступа

Современные решения позволяют:

·         разграничить доступ для разных ролей (бухгалтер, ИТ-отдел, аудит);

·         отслеживать, кто и когда вносил изменения;

·         сохранять историю изменений по каждому объекту.

Это важно при спорах, проверках и внутренних аудитах.

Цифровая трансформация учёта — это про:

·         снижение затрат на обслуживание;

·         отказ от "ручного хаоса";

·         подготовленность к любым проверкам.

Пока одни компании «чекают» имущество вручную, другие экономят десятки часов и сотни тысяч рублей, автоматизируя учёт.

Экономический эффект: сколько можно сэкономить

Простой расчёт:

·         Допустим, инвентаризация занимает 3 дня по 8 часов

·         Средняя ставка специалиста — 1 500 ₽ в час.

·         Только на зарплате — это 36 000 ₽ на одного сотрудника. А если участвуют 3 человека — уже 108 000 ₽.

С цифровой системой:

·         Время — 4–6 часов.

·         Работа может вестись одним человеком.

·         Снижение затрат — более чем в 5 раз.

Эффект	Результат для бизнеса
Быстрая проверка имущества	Нет простоев и срывов процессов
Минимум ошибок	Нет штрафов, меньше проблем с аудитом
Не теряются активы	Не нужно закупать повторно
Уменьшается бумажная волокита	Освобождаются ресурсы бухгалтерии

 

Чек-лист: готовы ли вы к цифровой инвентаризации?

Пройдите этот короткий список — если вы отвечаете «да» хотя бы на половину пунктов, значит пора внедрять цифровую систему учёта.

Организационные признаки:

·         У вас более 1 офиса, склада или филиала

·         Имущество перемещается между сотрудниками или локациями

·         При инвентаризации используется бумага или Excel

·         Есть случаи утраты или списания активов без точной причины

·         Вы тратите более 1 дня на проверку имущества

Технические и ИТ-признаки:

·         Нет единой системы, где видны все активы по отделам и людям

·         Информация о состоянии, фото, сроке службы — в разных местах

·         При передаче имущества нужен физический акт и подпись на бумаге

·         Сотрудники часто забывают вовремя сообщать о поломках или перемещении

·         Хотите интеграцию с 1С, ERP или облачным хранилищем

Что делать, если вы узнали себя:

1.      Выберите решение — например, Union EAM, если вы работаете в России и хотите поддержку RFID/QR.

2.      Проведите пилот на одном объекте — офисе, складе, отделе.

3.      Настройте роли, метки и мобильный доступ.

4.      Оцените результат через 2 недели: скорость, точность, удобство.

Переход к цифровой инвентаризации — это не про «модно», а про «надёжно и выгодно».