Как использовать электронные таблицы в учете оборудования?

Лицам ответственным за оборудование на предприятии, необходим инструмент для учета. И таким инструментом могут стать электронные таблицы, например, Excel или Google Таблицы. Далее вы узнаете, как построить систему учета оборудования, какую информацию фиксировать в таблицах. А также что нужно отмечать в процессе передачи оборудования в пользование другим сотрудникам, подрядчикам, фрилансерам. Вы узнаете, как снизить вероятность потери оборудования и отслеживать его состояние.

Внесение основных сведений

Сначала нужно внести сведения об оборудовании в основную таблицу. Эти данные помогут увидеть, какое оборудование есть на предприятии. Столбцы будут содержать наименование, порядковый номер, марку, серийный или инвентарный номер. Серийный номер поможет в сверке оборудования. А с помощью инвентарного номера его можно быстро найти в таблице и в кабинете (или в торговом зале). В основную таблицу заносят количество, тип оборудования. На некоторых предприятиях вводят и его стоимость для учета в денежном выражении.

Система учета подразумевает контроль за использованием оборудования. Для решения этой задачи можно ввести дополнительную вкладку или столбцы в таблице. Они будут включать дату выдачи инвентаря или техники, лицо, которому оборудование было выдано. Сюда добавьте столбец с датой, когда технику или инвентарь должны вернуть. Это удобно, можно открыть текущую дату в таблице и посмотреть, какое оборудование вернут сегодня. Если возврата не произошло, то зафиксировать этот факт. Для такой фиксации выделяют отдельный столбец. Вы можете включить во вкладку контроля оборудования контактные данные лица, которому оно было выдано. А также данные человека, назначенного последним ответственным за него.

Лист контроля учета нужно распечатать. В таблице должны быть столбцы с датой и подписью лица, получившего оборудование. Так человек распишется в получении оборудования. А после возврата будет стоять подпись, подтверждающая факт его сдачи обратно ответственному лицу.

Как работать с таблицами?

Рабочий день в компании начинается с выдачи оборудования. Пример. Компания выполняет строительные работ. Для этого она использует оборудование. Перед началом работы персонал забирает необходимые инструменты и расписывается за них в контрольном листе. В таблице можно быстро найти это оборудование с помощью фильтров. Чтобы поиск был быстрее, можно добавить новый столбец «Подразделение». Это позволит быстро находить инструмент и оборудование для бригады или подразделения. Фильтр устанавливают в несколько кликов.

Предварительно список оборудования по подразделениям печатают. На таких листах оставьте подпись руководителя подразделения. Так можно быстро проводить сверку оборудования. А по окончании ставить подпись в контрольных листах. Списки оборудования должны быть составлены заранее и согласованы с подразделениями. Если нужен дополнительный инструмент, его стоит внести в список предварительно.

Недостатки использования таблиц при учете оборудования

У табличной системы учета есть недостатки. Вносить изменения в таблицу может любой пользователь, у которого будет доступ к таблице. Ничего не мешает указать, что оборудование было возвращено на место. Но фактически этого сделано не было. При заполнении таблицы невнимательный сотрудник может случайно удалить данные. Восстановить их будет не откуда. Если только не делать резервные копии файлов после каждого изменения. Но чаще этот процесс игнорируют.

Все перечисленные факторы приведут к тому, что учетное количество оборудования не будет совпадать с фактическим его наличием. Есть немало компаний и сотрудников, которые игнорируют контрольные листы. Получается, что оборудование в наличии есть. Но кто его взял и насколько – неизвестно. Если в компании всего несколько единиц оборудования, сотрудник сможет запомнить, где они находятся. А если счет идет на десятки единиц инвентаря, электрического инструмента, офисного оборудования? В таких случаях на память надеяться не приходится. В целом, учет с помощью электронных таблиц отличается низкой надежностью. Файл с таблицей могут случайно или намеренно удалить. Тогда все придется начинать с нуля.

Организация учета оборудования с помощью Union EAM

Перечисленные недостатки учета в электронных таблицах не получится нивелировать. Но этого и не потребуется. Достаточно воспользоваться удобны и функциональным программным обеспечением Union EAM. С его помощью можно видеть состояние оборудования и других активов в режиме реального времени. А ответственный сотрудник легко отследит движение конкретного инвентаря. Это не только упрощает систему учета, но и сокращает время, которое потребуется для выполнения операций по выдаче, приемке оборудования, сдачи его в ремонт или на техническое обслуживание.

Программное обеспечение Union EAM позволяет разграничить доступ. Редактировать данные смогут только ответственные сотрудники. У младшего персонала будет доступ только для просмотра. Такие функции дают возможность использовать оборудование длительное время. Руководство и ответственные сотрудники смогут видеть реальную картину. Она дает возможность эффективно планировать расходы.

Сотрудники могут бронировать оборудование для проведения работ. А ответственное лицо или руководитель может оценивать эффективность использования оборудования. Программное обеспечение Union EAM позволяет оптимизировать бизнес-процессы на предприятии. С его помощью сотрудники оперативно получат доступ к рабочей информации. А предприятие увеличит производительность труда и сократит расходы.